Was der vollste Tag über ein Büro verrät

Montags sind viele Schreibtische frei. Am Dienstag werden Besprechungsräume knapp, Rückzugsorte sind belegt und Teams suchen nach einem Platz für die gemeinsame Arbeit. Am Donnerstag ist die Auslastung noch einmal hoch, am Freitag wird es wieder ruhiger. Wie stark ein Büro genutzt wird, hängt heute erheblich vom Wochentag und von den Aufgaben ab, für die Menschen vor Ort zusammenkommen.

Für die Planung reicht es deshalb nicht, die durchschnittliche Auslastung zu kennen.

CBRE ermittelte für 2025 eine durchschnittliche Büroauslastung von 53 Prozent. Die sogenannte Peak Utilization¹ lag im weltweiten Durchschnitt bei 80 Prozent. Sie beschreibt die höchste gemessene Nutzung innerhalb eines definierten Zeitraums. Ein Büro kann über die Woche betrachtet also viele freie Plätze haben und an stark besuchten Tagen trotzdem an seine Kapazitätsgrenzen kommen. Beide Werte gehören deshalb in die Planung.

Gleichzeitig verändert sich die Aufteilung der Büros. Nach Angaben von CBRE sank der Anteil individueller Arbeitsplätze an den ausgewerteten Büroflächen von 56 Prozent im Jahr 2021 auf 35 Prozent im Jahr 2025. Unterstützende Gemeinschaftsflächen wie Meeting-, Projekt- und informelle Bereiche nahmen seit 2023 um 35 Prozent zu. Flächen für soziale Begegnung und gemeinsame Aktivitäten wuchsen seit 2021 um 120 Prozent. Der Anteil fest zugewiesener Plätze sank seit 2021 von 83 auf 55 Prozent. Hybride Modelle und Desksharing stiegen im selben Zeitraum von 12 auf 36 Prozent.²

Aus diesen Zahlen lässt sich keine allgemeine Arbeitsplatzquote ableiten. Sie zeigen, dass Unternehmen ihre Flächen anders aufteilen. Menschen kommen für unterschiedliche Tätigkeiten ins Büro. Für konzentriertes Arbeiten werden andere Bedingungen gebraucht als für eine Videokonferenz. Projektteams benötigen Flächen für gemeinsames Arbeiten, vertrauliche Gespräche und kurze Rückzüge wiederum andere Räume. Welche Mischung passt, ergibt sich aus den Tätigkeiten und den tatsächlichen Anwesenheitsmustern im Unternehmen.

Vor einer Flächenentscheidung betrachten wir zunächst, wie viele Menschen an normalen und an stark frequentierten Tagen vor Ort sind. Dazu kommt die Frage, welche Teams gleichzeitig vor Ort arbeiten und welche Tätigkeiten im Büro stattfinden. Auch die vorhandenen Räume liefern wichtige Hinweise: Welche sind regelmäßig belegt? Welche bleiben häufig leer? Wo fehlt Rückzug, wo fehlen geeignete Flächen für gemeinsame Arbeit?

Auch die Technik gehört in diese Betrachtung. Ein Videokonferenzraum erfüllt seinen Zweck nur, wenn der Raum und seine technische Ausstattung zur tatsächlichen Nutzung passen. Erst auf dieser Grundlage lässt sich entscheiden, wie viele klassische Arbeitsplätze sinnvoll sind und welche anderen Raumtypen benötigt werden.

Nutzungsdaten können solche Unterschiede sichtbar machen. Bereits vor der Erhebung sollte feststehen, welche Frage beantwortet werden soll: Geht es um die Zahl der Arbeitsplätze, die Verteilung verschiedener Raumtypen oder Engpässe an stark besuchten Tagen?

Auch die Beobachtungen zur WorkX Dallas 2026 zeigen, wie eng Nutzung und Anpassungsfähigkeit zusammenhängen. Arbeitsweisen und technische Anforderungen verändern sich häufig schneller als fest geplante Bürostrukturen. Unterschiedliche Arbeitsorte innerhalb des Büros helfen vor allem dann, wenn sie zu den tatsächlichen Tätigkeiten passen und bei veränderten Anforderungen angepasst werden können.³

Aus diesen Informationen entwickeln wir die Verteilung der Fläche und die passenden Raumtypen. Möbel, Beleuchtung, Akustik und technische Ausstattung folgen dieser Nutzung.